上班族必學 10 種 AI 工具生存技能

每天都在開會、回信、改簡報？先確認你卡關在哪

你的一天是不是很像這樣：早上剛打開電腦，會議邀請一排；中午前信箱塞滿「幫我看一下」；下午輪到簡報、報告、企劃書排隊，真正需要專心思考的時間，被零碎雜事吃光光。

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這篇就是寫給「還沒有習慣用 AI，但隱約覺得該開始」的上班族。不是要你變工程師，而是教你用幾個簡單的 AI 工具，把重複、耗時、低價值的工作丟出去做。

現在很多辦公族早就把 AI 當小助手。例如：會議錄音丟給工具，自動變重點；長文件丟進去，三分鐘變一頁摘要；英文信請 AI 先寫初稿，自己再調整語氣就好。

差別在哪？不是他們比較聰明，而是他們把「花時間」從自己身上拆掉，交給 AI 處理。久了，主管只會看到：某些人產出快、反應快、穩定不加班；某些人永遠在追進度。

AI 工具多到爆，最容易卡在「資訊太多，不知道從哪開始」。先把問題縮小：

接下來這 10 個，上班族用得到、免費或低門檻，而且一個工具就能解一種典型麻煩事。

步驟：把一大串英文信貼進通用對話型 AI，請它「依重要性排序 + 用中文列出每封信在講什麼」，再選幾封要用英語郵件助手產生回覆草稿。你只需要調整關鍵資訊與口氣。

會議時開錄音（先確認公司規範），結束後丟進錄音轉文字工具，再請對話型 AI 幫你整理成「決議事項」、「待辦清單」、「負責人」，最後貼進公司慣用的會議紀錄格式。

有一份 30 頁 PDF 報告？先用文件摘要工具抓重點，再請表格分析工具處理附檔的數據，得到幾句結論。接著把「背景、問題、數據重點、建議」丟進簡報自動排版服務，生成 PPT 草稿，你只需調整字句與公司配色。

把今天的會議紀錄、報告、關鍵附件通通丟進個人知識庫助手，下次只要搜尋「某客戶 + 關鍵字」，就能叫出所有相關紀錄，不用再翻舊信。

目標不是「精通 AI」，而是「讓日常工作，有 1–2 成交給 AI 做」。先求會用，再談用得好。

第 1 週：只學 1 個通用對話型 AI
每天花 10 分鐘，練習三件事：改寫信件、縮短文字、幫你列待辦。關鍵是習慣「先問 AI，再自己改」。
第 2 週：加入「文件 + 會議」工具
選一個 PDF 摘要工具、一個錄音轉文字服務。把你最近一次的簡報或文件丟進去練習，目標是：能在 5 分鐘內說出一份長文件的重點。
第 3 週：把簡報與英文信交給 AI 打草稿
每次做簡報，先寫用字很爛的「逐字稿」，再請 AI 幫你整理成頁面結構。英文信則改成：你先用中文寫重點，讓 AI 幫你翻成英文，再自己調一句兩句。
第 4 週：小規模自動化
選一件你每週都要重複做的事（例如：表單回應整理成列表寄給主管），找一個自動化平台，照著教學把流程串起來。先成功一次就好。

如果你看到這裡，只需要記住一件事：AI 不是要取代你，而是把那些「誰做都一樣」的瑣事接走，留更多力氣給溝通、判斷和決策。先選一個今天就用得到的小任務，打開一個工具試一次，你就正式踏出 2025 上班族的必學生存技能第一步。